Portaria nº 1480, de 17 de dezembro de 2014 (REVOGADA)

Observação: Este texto não substitui o publicado no  Boletim de Serviço em 17/12/2014

O CONSELHO DIRETOR DA AGÊNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAÇÕES, no uso das competências que lhe confere o art. 133, inciso XXII do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução nº 612, de 29 de abril de 2013,

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 9.800, de 26 de maio de 1999;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa nº 3, de 16 de maio de 2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria nº 1.613, de 26 de julho de 2012, da Controladoria-Geral da União;

CONSIDERANDO que os processos administrativos da Anatel observarão o critério da publicidade das informações como preceito geral e do sigilo como exceção, ressalvadas as hipóteses de sigilo previstas na Constituição Federal ou em lei, conforme dispõe o art. 37, V, do Regimento Interno da Anatel;

CONSIDERANDO que, em conformidade com o disposto no art. 45, VI, do Regimento Interno da Anatel, o Administrado tem o direito de solicitar tratamento sigiloso de seus dados e informações, cuja divulgação possa violar segredo protegido por lei ou intimidade de alguém, mediante justificativa devidamente fundamentada a ser apreciada nos termos do art. 51 do Regimento Interno da Anatel;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer procedimentos para tratamento de informações sigilosas no âmbito dos processos administrativos instaurados na Anatel;

CONSIDERANDO a necessidade de institucionalizar os procedimentos para digitalização dos documentos produzidos e recebidos pela Agência;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria nº 181, de 27 de março de 2013, que institui Grupo de Trabalho de coordenação da implementação, no âmbito da Anatel, das ações necessárias a atender ao disposto no Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012;

CONSIDERANDO deliberação tomada por meio do Circuito Deliberativo nº 2.202, de 16 de dezembro de 2014;

CONSIDERANDO o constante dos autos do Processo nº 53500.028643/2013,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir rotinas e procedimentos aplicáveis à autuação e instrução de processo, indicação e tratamento de sigilo e digitalização de documentos produzidos e recebidos no âmbito da Anatel.

Parágrafo único. As rotinas e procedimentos aplicáveis ao processo eletrônico na Anatel serão objeto de portaria específica.

Art. 2º Para fins desta portaria consideram-se os seguintes conceitos:

I - Agente de Protocolo: servidor ou prestador de serviço designado para executar as atividades de recebimento de processos de procedência externa, protocolo de documentos de procedência externa, autuação de processos e remessa de documentos ou processos.

II - Arquivamento: sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. Ato de organizar, registrar e guardar, em local apropriado, documento ou processo acumulado no decurso das atividades desenvolvidas, de modo a conservar e preservar as informações conforme procedimento específico.

III - Autos do processo: conjunto de documentos ordenados cronologicamente, reunidos em capa própria, com numeração específica, necessários ao registro formal de atos e de fatos de natureza administrativa ou jurídica.

IV - Autuação e/ou formação de processo - é o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.

V - Desapensação: é a separação física de processos e/ou processos apensados.

VI - Desentranhamento: é a retirada de folha ou peça de um processo específico, mediante determinação da autoridade, produzindo Despacho Ordinatório com este fim.

VII - Desmembramento: é a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, mediante determinação de autoridade, produzindo Despacho Ordinatório com este fim.

VIII - Despacho Ordinatório: manifestação de mero expediente, sem cunho decisório, que promove uma providência ordinatória propulsora do processo administrativo.

IX - Documento instaurador: documento original que motiva a autuação de um processo ou, na ausência deste, expede-se termo de autuação de processo que defina formalmente a motivação. Primeiro documento ou peça inicial de um processo.

X - Informação sigilosa: submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de hipótese legal de sigilo, subdividida em:

a) Classificada: em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, à qual é atribuído grau de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto, conforme estabelecido pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2012, e pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012; e,

b) Não classificada: informações pessoais e aquelas não imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo.

XI - Instrução: é a soma de atos e diligências que, na forma das regras legais estabelecidas, devem ou podem ser praticados, no curso do processo, para que se esclareçam as questões ou os fatos, que constituem objeto da demanda ou do litígio.

XII - Juntada: é a união de um documento a outro, de um processo a outro ou de um documento a um processo; podendo realizar-se por anexação ou apensação.

XIII - Juntada por anexação: é a união definitiva e irreversível de um documento a outro, de um processo a outro ou de um documento a processo, desde que tratem do mesmo assunto.

XIV - Juntada por apensação: é a união provisória de um documento a outro, de um processo a outro, de um documento a um processo ou de um processo a um documento, destinado ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

XV - Litigante de má-fé: é todo aquele que deduz pretensão ou defesa contra texto expresso de lei ou fato incontroverso, altera a verdade dos fatos, usa do processo para conseguir objetivo ilegal, opõe resistência injustificada ao andamento do processo, procede de modo temerário em qualquer incidente ou ato do processo, provoca incidentes infundados e/ou interpõe recurso com intuito manifestadamente protelatório.

XVI - Peça: é o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.

XVII - Processo: documento ou conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.

XIII - Retificação: é a correção de anexação realizada de forma indevida.

XIX - Sistema de Protocolo: sistema computacional de registro do cadastro, da movimentação, do arquivamento, dentre outras funcionalidades, para documentos e processos produzidos pela Anatel ou recebidos pela Agência.

XX - Volume: cada uma das partes em que se subdivide um documento ou processo, com paginação e encadernação própria.

CAPÍTULO I

DA INSTRUÇÃO PROCESSUAL

Seção I

Do Processo de Trabalho

Art. 3º Todo documento ou processo de procedência externa recebido na Agência deve ser encaminhado à respectiva área de protocolo para atribuição do número de protocolo, registro no Sistema de Protocolo e movimentação ao destinatário.

Parágrafo único. Os documentos que possuam indicação de sigilo de qualquer espécie devem ser encaminhados diretamente ao destinatário ou área competente, que deve avaliar o cabimento de hipóteses de sigilo e solicitar seu cadastro e digitalização, nos termos do art. 46.

Art. 4º Os atos processuais que dependam de manifestação escrita podem ser remetidos à Agência por sistema de transmissão de dados e imagens, inclusive fax e e-mail, sem prejuízo do cumprimento dos prazos, e terão mero valor de cópias.

§ 1º Os documentos originais devem ser entregues até cinco dias corridos da data de recepção do material remetido por sistema de transmissão de dados e imagens.

§ 2º Nos atos sujeitos a prazo, caso haja transmissão eletrônica prévia, os originais devem ser entregues na Agência em até cinco dias corridos da data do término do prazo processual.

§ 3º Caso o termo final do prazo a que se refere o § 1º recaia sobre um dia em que não haja expediente na Sede da Agência ou Unidade Descentralizada correspondente, deve ser considerado como termo final o próximo dia útil.

§ 4º Na hipótese de não ser efetivada a entrega dos originais no prazo previsto no §1º, devem ser considerados como não praticados os atos processuais relativos a cópias encaminhadas por fax ou mensagem eletrônica.

§ 5º A manifestação contida em documento enviado via fax ou mensagem eletrônica no último dia do prazo, porém já fora do horário de expediente, no horário de Brasília, deve ser considerada intempestiva.

§ 6º A Anatel pode praticar atos de sua competência à vista de transmissões efetuadas na forma deste artigo, sem prejuízo do disposto nesta Portaria.

§ 7º O interessado que fizer uso do sistema de transmissão a que se refere este artigo é responsável pela qualidade e fidelidade do material transmitido.

§ 8º Deve ser juntada aos autos do processo a cópia do documento enviado por fax ou mensagem eletrônica a fim de se atestar sua fidedignidade com o original entregue na Agência, devendo a cópia ser idêntica aos originais, inclusive os anexos.

§ 9º Sem prejuízo de outras sanções, a conduta do administrado deve ser considerada de má-fé, caso não haja perfeita concordância entre o original remetido por fax ou mensagem eletrônica e o original entregue na Agência.

§ 10. O encaminhamento dos documentos a que se refere o caput somente poderá ser feito para o endereço eletrônico ou número de fax informado no sítio eletrônico da Agência.

§ 11. Os documentos recebidos nos protocolos da Anatel devem ser enviados aos respectivos destinatários devidamente cadastrados, com número de protocolo, data e hora do recebimento e, se possível, com seu representante digital carregado no Sistema de Protocolo.

Art. 5º O processo deve ser autuado por Despacho Ordinatório, documento original ou cópia legalmente autenticada por:

I - servidor público, legalmente investido em cargo ou função público, utilizando-se do carimbo de “Confere com o original”; ou,

II - tabelião, notário ou oficial público.

Art. 6º Somente devem proceder juntada as áreas responsáveis pela autuação, instrução e/ou análise de processo.

Art. 7º Quando constatado o desaparecimento ou extravio de documento ou processo, o fato deve ser comunicado formalmente pelo servidor ao seu superior imediato, devendo este promover sua pronta apuração, por meio de sindicância ou processo administrativo disciplinar, sob pena dos envolvidos responderem civil, penal e administrativamente, conforme legislação vigente.

Art. 8º Somente o anverso (frente) das folhas de processo deve ser numerado.

Art. 9º O verso da folha de processo não recebe numeração, devendo, em caso de não possuir conteúdo, receber o carimbo "Em branco”.

Art. 10. Ao identificar a necessidade de alteração e/ou correção na numeração de folhas de um processo, o servidor deve proceder a sua renumeração, lavrando após a última folha do processo Despacho Ordinatório que indique renumeração de folhas, no qual deve explicitar o motivo da alteração e/ou correção.

Art. 11. Despachos Ordinatórios devem constar em folhas próprias e numeradas, não podendo ser retirados do processo, devendo ser assinados por servidor da Anatel com a aposição de sua identificação funcional.

Seção II

Da Autuação de Processo

Art. 12. O servidor da Anatel deve solicitar, por meio do Sistema de Protocolo, a abertura do processo à unidade de protocolo respectiva, devendo indicar seu documento instaurador.

Art. 13. O Agente de Protocolo deve realizar a autuação por meio de:

I - preenchimento da capa do processo com o nome do interessado e o assunto, segundo dados fornecidos na solicitação de que trata o art. 12;

II - aposição do respectivo número de protocolo, disposto em campo apropriado na capa do processo;

III - registro do número de protocolo no módulo próprio do Sistema de Protocolo; e,

IV - encaminhamento da capa do processo para a área solicitante.

Art. 14. A área solicitante deve receber a capa do processo no suporte físico e no Sistema de Protocolo, devendo realizar as atividades de encadernação do processo conforme segue:

I - prender a capa do processo, juntamente com toda a documentação, utilizando colchetes ou bailarinas, obedecendo a ordem cronológica, com os documentos mais antigos sendo os primeiros do conjunto e os mais recentes, os últimos;

II - fazer a juntada, no Sistema de Protocolo, de todos os documentos que foram fisicamente anexados ao processo;

III - apor carimbo ou marcação no canto superior direito em todas as folhas inseridas no processo;

IV - numerar as folhas em ordem crescente, rubricando-as; e,

V - apor, posteriormente à numeração das folhas, o carimbo “Conferido”, no verso da última folha, com o registro da quantidade de folhas ou peças inseridas no processo, quando da sua autuação.

§ 1º A capa do processo não deve ser numerada, sendo a folha inicial numerada com o número “1”.

§ 2º Duas folhas em um mesmo processo não podem ter numeração idêntica, ou a mesma numeração diferenciada com letras, e nem rasuras.

§ 3º Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, deve-se apor um "X" sobre o carimbo a ser inutilizado e proceder-se à renumeração, sem rasuras, da folha onde foi identificada a falha ou omissão e das subsequentes, observando-se o disposto no art. 10.

§ 4º Salvo no caso de devolução de correspondência enviada pela Agência, o envelope que encaminha a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente.

§ 5º Peças do processo em tamanho reduzido serão coladas em folha de papel branco, de tamanho A4, sem causar prejuízo à informação nela presente, devendo ser aposto carimbo de numeração de folhas no canto superior direito do documento, de tal forma que seja atingido pelo referido carimbo.

Art. 15.  Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Federal somente podem ter suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta, devendo-se, na ausência de falhas, prosseguir com a sequência numérica existente.

Seção III

Da Juntada de Documentos e Processos

Art. 16. Ao se verificar a dependência entre processos, entre processos e documentos ou entre documentos, e se identificar a necessidade de apensá-los ou anexá-los, deve-se realizar a juntada no módulo correspondente no Sistema de Protocolo.

Art. 17. Para efetuar a juntada entre documentos, preferencialmente, deve ser considerado o primeiro documento (mais antigo) como o anexador e os demais como seus anexos.

§ 1º Os anexos devem ser inseridos após a ultima folha do documento principal, obedecendo a cronologia dos fatos.

§ 2º Após a anexação física dos documentos, deve ser realizada a anexação no Sistema de Protocolo.

Art. 18. Para efetuar a juntada de documento a processo, o documento deve ser inserido ao final do processo, carimbado, rubricado e numerado seguindo a sequência numérica do processo.

§ 1º Nos casos em que haja mais de um documento a ser inserido no processo, a cronologia dos fatos deverá ser obedecida.

§ 2º Após a anexação física dos documentos, deve ser realizada a anexação no Sistema de Protocolo.

Art. 19. Quando se tratar de juntada entre processos por anexação, deve ser observado o seguinte procedimento:

I - posicionar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;

II - retirar a capa do processo acessório, posicionando-a fechada antes da primeira folha do processo principal, repetindo o procedimento caso haja mais de um processo a ser anexado a este principal, formando assim um único conjunto.

III - renumerar e rubricar as folhas do processo acessório ou do documento, dando sequência à numeração já existente no principal; e,

IV - apor e assinar o Despacho Ordinatório que proceda anexação, gerado por sistema ou confeccionado seguindo o modelo disponível no Manual de Redação, nos termos do art. 56, e empregado somente na anexação entre processos, posicionando-o entre o processo principal e o(s) acessório(s) que está(ão) sendo anexado(s).

Art. 20. No caso de anexação indevida, a retificação deve ser justificada no Sistema de Protocolo e a anexação indevida desfeita no suporte físico.

§ 1º O documento ou processo retirado do processo principal deve ser substituído por um Despacho Ordinatório que informe a retificação.

§ 2º Não se aplica retificação a documento instaurador de processo, caso em que o processo deve ser cancelado para que seja tornada sem efeito a anexação indevida do documento.

Art. 21. Quando se tratar de juntada por apensação, deve-se observar o seguinte:

I - um processo ou documento deve ser superposto ao(s) outro(s), devendo o conjunto ser preso por colchetes ou barbante;

II - as folhas de cada processo ou documento devem ser mantidas com sua numeração original; e,

III - o Despacho Ordinatório específico para apensação deve ser lavrado após a última folha do processo principal.

Parágrafo único. O despacho de que trata o inciso III aplica-se aos casos de apensação entre processos ou entre documento e processo.

Seção IV

Da Desapensação

Art. 22. Após a decisão final, os processos podem ser desapensados por meio do Sistema de Protocolo e, no tratamento do suporte físico, o agente de documentação deve realizar as seguintes ações:

I - separar os documentos ou processos a serem desapensados;

II - lavrar o Despacho Ordinatório referente à desapensação após a última folha do processo principal; e,

III - instruir os autos secundários com cópias autenticadas, conforme o disposto no art. 5º, da documentação juntada ao processo principal pelo tempo em que estiveram apensados.

Parágrafo único. O despacho de que trata o inciso II somente se aplica à apensação entre processos ou de documento a processo, sendo tal despacho gerado pelo Sistema de Protocolo.

Seção V

Do Desentranhamento de Peças

Art. 23. O procedimento de desentranhamento de peças observará o seguinte:

I - a(s) peça(s) do processo deve(m) ser retirada(s), sendo vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo;

II - o desentranhamento deve ser registrado no Sistema de Protocolo;

III - lavratura de Despacho Ordinatório específico, a ser inserido após a última folha do processo; e,

IV - em caso de desentranhamento solicitado por usuário externo, este deve preencher e assinar o Recibo de Desentranhamento, gerado por meio do Sistema de Protocolo, a ser lavrado após o respectivo Despacho Ordinatório.

Seção VI

Do Desmembramento de Peças

Art. 27. Identificada a necessidade de desmembramento de peças, o respectivo procedimento observará o seguinte:

I - a(s) peça(s) do processo que constituirá(ão) o novo processo será(ão) retirada(s), sendo vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo original;

II - a(s) peça(s) retirada(s) do processo desmembrado será(ão) substituída(s) por sua(s) cópia(s) autenticada(s), conforme disposto no art. 5º, a ser(em) posicionada(s) onde se localizava(m) o(s) original(is), respeitando a numeração original do processo desmembrado;

III - o desmembramento deve ser registrado no Sistema de Protocolo, indicando qual das peças desmembradas será o documento instaurador do novo processo, quando o Sistema de Protocolo gerará o Despacho Ordinatório específico, a ser aposto após a última folha do processo original;

IV - deverá ser realizada a solicitação de autuação do novo processo com os documentos retirados, devendo este novo processo receber novo número de protocolo; e,

V - no caso de não haver documentos originais entre as peças desmembradas, deverá ser lavrado Despacho Ordinatório como documento instaurador do novo processo.

Seção VII

Da Abertura de Novos Volumes

Art. 28. Para melhor acondicionamento dos documentos, os autos devem possuir em torno de 3 cm de espessura ou duzentas folhas por volume e a fixação dos colchetes devem obedecer à distância aproximada de 2 cm da margem esquerda.

Parágrafo único. Nos casos em que a quantidade de folhas de um documento a ser anexado ao processo somada à quantidade de folhas de todos os documentos já anexados a ele ultrapassarem os limites estabelecidos no caput, deve ser realizado o encerramento do volume já autuado, com a manutenção da respectiva quantidade de folhas, e aberto um volume subsequente ao qual será anexado o novo documento.

Art. 29. Identificada a necessidade de abertura de novo volume de processo, o respectivo procedimento deve observar o seguinte:

I - o encerramento do volume deve ser informado no Sistema de Protocolo e deve ser lavrado Despacho Ordinatório próprio em folha suplementar;

II - deve ser realizada a abertura de novo volume e efetuada, após a capa, a lavratura do Despacho Ordinatório que proceda abertura de volume, em folha suplementar, obedecendo a sequência de numeração do volume anterior;

III - as capas dos processos devem ser identificadas com a respectiva numeração de volume; e,

IV - quando houver documento encadernado ou em brochura, e também em relação aos de grande volume, deve ser colada, no momento de sua anexação ou apensação, etiqueta no referido anexo ou apenso contendo o número do processo e, apropriadamente, a expressão “Anexo” ou “Apenso”.

Seção VIII

Do Encerramento de Processo

Art. 30. O encerramento do processo é formalizado mediante lavratura de Despacho Ordinatório, que deve compor a última folha do respectivo processo.

Parágrafo único. O encerramento do processo deve ser registrado no Sistema de Protocolo.

CAPÍTULO II

DO TRATAMENTO DE INFORMAÇÕES SIGILOSAS

Seção I

Das Disposições Gerais

Art. 31. Os processos, documentos e informações produzidos e custodiados pela Anatel são públicos, sendo seu acesso garantido a qualquer interessado, sem formalidades, exceto nos casos em que seu conteúdo:

I - seja imprescindível à preservação da segurança da sociedade ou do Estado, nos termos dos artigos 23 e 24 da Lei nº 12.527/2011, passível de classificação nos graus ultrassecreto, secreto ou reservado;

II - seja considerado informação pessoal, necessária para resguardar a intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, em conformidade com o disposto no art. 31 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; e,

III - possua hipótese legal específica de sigilo, excetuando-se o disposto no inciso I.

§ 1º Documentos e informações que se enquadrem nos casos dispostos nos incisos I, II e III são considerados sigilosos.

§ 2º Somente documentos e informações que se enquadrem no caso disposto no inciso I devem ser submetidos ao procedimento de classificação, nos termos dos artigos 27 e 28 da Lei nº 12.527/2011.

§ 3º O sigilo previsto nos incisos II e III do caput pode ser indicado, de ofício, por servidor responsável pelo processo ou atribuído por decisão da autoridade competente, mediante pedido do administrado.

§ 4º Devem ter tratamento sigiloso, independentemente de classificação, papéis de trabalho e procedimentos relativos a ações de controle e de inspeção correicional, nos termos do §3º do art. 26 da Lei nº 10.180, de 6 de fevereiro de 2001.

Art. 32. Os documentos ou informações utilizados como fundamento da tomada de decisão e do ato administrativo podem ter seu acesso restrito até a edição do respectivo ato ou decisão, independentemente de incidência de sigilo.

Art. 33. O Ministério Público e as autoridades judiciárias têm acesso a todos os documentos e informações produzidos ou custodiados pela Anatel, sem prejuízo da subsistência do caráter sigiloso da informação, do registro, do dado ou do documento que seja fornecido.

Art. 34. Devem ser objeto de portaria específica:

I - procedimentos para classificação e tratamento de informações de que trata o inciso I do art. 31; e,

II - procedimentos para indicação de sigilo e tratamento de informações sigilosas constantes em sistemas e soluções de tecnologia da informação.

Seção II

Da Formalização do Sigilo

Art. 35. O servidor responsável pela análise do processo deve averiguar a existência de informações e documentos sigilosos a ele anexados.

§ 1 º A averiguação de que trata o caput é obrigatória nos casos em que o processo seja encaminhado para arquivo geral, vista, decisão do Conselho Diretor ou digitalização.

§ 2 º Ficam excluídos do disposto no § 1º, no que se refere a encaminhamento para decisão do Conselho Diretor ou digitalização:

I - processos autuados anteriormente à publicação desta Portaria que contenham mais de 400 folhas; e,

II - mídias magnéticas ou ópticas anexadas a processos autuados anteriormente à publicação desta Portaria.

Art. 36. Após realizar a averiguação de que trata o art. 35, o servidor deve indicar os documentos e informações sigilosos constantes dos autos dos processos, mediante preenchimento e assinatura de Despacho Ordinatório específico.

Art. 37. Nos casos em que haja pedido de atribuição de sigilo a informações encaminhadas por administrados e anexadas a processos em andamento, a autoridade competente deve expressar sua decisão a respeito do pedido por meio de Despacho Decisório.

Art. 38. Os processos podem ter quantos despachos forem necessários e cada despacho pode tratar do sigilo de mais de um documento ao mesmo tempo.

Parágrafo único. O despacho deve compor folha própria no processo, devidamente numerada, e tratar, obrigatoriamente, de documentos apostos ao processo em momento anterior a sua lavratura.

Art. 39. A indicação ou decisão de sigilo por meio de despacho não se aplica a informações imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado, nos termos do art. 23 da Lei nº 12.257/2011, cuja classificação será formalizada pela lavratura de Termo de Classificação da Informação, de competência exclusiva das autoridades classificadoras indicadas no § 3º do art. 51 do Regimento Interno da Anatel, de acordo com a referida Lei e normas complementares, entre elas, portaria específica citada no artigo 34, I.

Seção III

Do Tratamento de Informações Sigilosas

Art. 40. As folhas que contenham informações sigilosas devem ser mantidas dentro do processo, em seu respectivo intervalo, não sendo permitida a composição e manutenção de volume físico apartado.

Art. 41. Deve ser revisado o sigilo do cadastro dos documentos no Sistema de Protocolo:

I - após anexação ao processo do despacho de que trata o art. 36; e,

II - após proferida a decisão de que trata o art. 37.

Art. 42. Em caso de renumeração das folhas de um processo que contenha Despachos Ordinatórios que indiquem sigilo de folhas, esses devem ser carimbados como "Sem Efeito", devendo ser anexado um novo Despacho Ordinatório indicando os novos intervalos sigilosos.

Parágrafo único. A renumeração do processo observará o disposto nos artigos 10 e 14, § 3º.

Art. 43. Documentos avulsos, que não venham a compor processos autuados e que devam ter seu acesso restrito em razão de sigilo, devem ser armazenados e tramitados em envelope lacrado, contendo, na parte externa, indicação de que se trata de documento sigiloso e do respectivo destinatário.

CAPÍTULO III

DA DIGITALIZAÇÃO

Seção I

Das Disposições Gerais

Art. 44. O processo de digitalização de documentos constitui uma série de procedimentos que compreendem a captura, o armazenamento e a disseminação digitais dos respectivos arquivos eletrônicos.

§ 1º Os arquivos eletrônicos resultantes do processo de digitalização são a representação em formato de arquivo digital de um documento não digital e possuem a denominação de representantes digitais.

§ 2º O processo de digitalização complementa as ações convencionais de tratamento dos acervos documentais em suporte de papel e deve ser norteado pela:

I - fidelidade e padronização do representante digital; e,

II - integridade dos originais submetidos a este processo.

§ 3º Os processos, documentos e mídias submetidos à digitalização devem ser carregados no Sistema de Protocolo.

§ 4º Os representantes digitais resultantes do procedimento de digitalização não substituem os documentos originais em papel, que devem ser mantidos.

Art. 45. Fica instituída a Central de Digitalização da Anatel, vinculada à Gerência de Informações e Biblioteca (GIIB) da Superintendência de Gestão Interna da Informação (SGI).

Art. 46. Todos os documentos recebidos pelo protocolo da Anatel devem ser submetidos ao processo de digitalização, tendo seus representantes digitais carregados no Sistema de Protocolo com nível de acesso restrito às áreas de tramitação, devendo a área responsável por sua análise averiguar o cabimento de hipóteses legais de sigilo, no momento da juntada ao processo.

§ 1º A área competente para tratar do documento a que se refere o caput deve atribuir a este nível de acesso integral e irrestrito a qualquer interessado, devendo o representante digital ser disponibilizado na internet, salvo quando for identificada a incidência de hipótese legal de sigilo.

§ 2º Documentos com indicação de sigilo de qualquer tipo não devem ser submetidos ao processo de digitalização no momento de recebimento no protocolo, sendo encaminhados diretamente ao destinatário sem violação do respectivo envelope.

§ 3º O destinatário do documento de que trata o § 2º deve solicitar seu cadastro e digitalização ao protocolo da Anatel, podendo, a seu critério, acompanhar os trabalhos.

Art. 47. Os processos administrativos da Agência, inclusive documentos em suporte digital a eles anexos, poderão ser integralmente submetidos ao processo de digitalização, podendo as áreas solicitar, caso necessário, apoio à GIIB.

Parágrafo único. O apoio de que trata o caput poderá ser feito por meio de solicitação à Central de Digitalização.

Art. 48. Os processos encaminhados para digitalização pela Central de Digitalização devem estar em conformidade com o disposto nesta portaria, especialmente no que diz respeito às rotinas e procedimentos aplicáveis à autuação e instrução processual e tratamento de informações sigilosas.

§ 1º No caso de digitalização pela Central, para demandar o serviço, a área requisitante deve encaminhar o processo, solicitando a digitalização, via sistema, com indicação das folhas que contém informações sigilosas e respectivos despachos de sigilo.

§ 2º Todos os processos encaminhados para digitalização devem:

I - possuir pelo menos um Despacho Ordinatório que apure a presença de folhas sigilosas, ainda que o processo não as contenha, o que deverá ser destacado em campo apropriado no referido Despacho; e,

II - conter, em sua última folha, Despacho Ordinatório que apure a presença de folhas sigilosas.

§ 3º Após a digitalização, o processo deve ser devolvido, restrito às áreas de tramitação, à área demandante, que deverá:

I - validar o trabalho realizado, acionando a Central de Digitalização em caso de desconformidades; e,

II - revisar a restrição de acesso dos volumes digitalizados, tornando públicos os volumes de acesso irrestrito e disponibilizando-os na internet.

§ 4º Processos em desconformidade com o disposto no § 2º devem ser devolvidos à área demandante, sem a respectiva digitalização.

§ 5º A área demandante é a única responsável pelo conteúdo do representante digital resultante do processo de digitalização de documentos e mídias, quanto aos aspectos de sigilo e de conformidade com o original.

Seção II

Dos Volumes Ostensivos e do Apartado Sigiloso Digital

Art. 49. A versão digitalizada do processo deve ser composta por arquivos correspondentes à parte ostensiva do processo, representando os respectivos volumes físicos, e por arquivos apartados correspondentes aos documentos sigilosos, quando houver.

Parágrafo único. As folhas do processo devem ser digitalizadas obrigatoriamente em frente e verso, ainda que o verso da folha tenha recebido o carimbo "Em Branco" por não apresentar conteúdo.

Art. 50. Cada volume do processo deve ter seu próprio representante digital, correspondente às suas folhas ostensivas, com lacunas relativas às folhas sigilosas de que trata o art. 51.

§ 1º Os arquivos de que trata o caput devem ter a primeira imagem correspondente à contracapa dos volumes, gerada pelo Sistema de Protocolo, e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas.

§ 2º As lacunas às quais se refere o caput devem ser preenchidas por uma folha remissiva que indique o número da folha onde se encontra o Despacho Ordinatório que trata o respectivo intervalo no que se refere a informações sigilosas.

Art. 51. As folhas sigilosas não devem compor os representantes digitais dos volumes, devendo ser digitalizadas e carregadas no Sistema de Protocolo em arquivos apartados sigilosos digitais.

§ 1º Cada apartado sigiloso digital deve ser correlacionado a apenas uma hipótese legal de sigilo e às partes que podem a ele ter acesso.

§ 2º Podem ser compostos tantos apartados sigilosos digitais quantos forem necessários para atender o disposto no § 1º.

§ 3º Possuem competência para incluir e editar apartados sigilosos digitais as áreas de tramitação do processo e, nos casos em que for demandada, a Central de Digitalização.

Art. 52. É obrigatória a atualização dos representantes digitais do processo, com o acréscimo dos novos documentos a ele anexados, nos casos em que o processo seja encaminhado para vista ou decisão.

Parágrafo único. As novas folhas digitalizadas devem ser incorporadas aos volumes ostensivos ou aos apartados sigilosos, conforme a averiguação de sigilo realizada.

Seção III
Digitalização de Documentos Avulsos

Art. 53. Documentos avulsos, constantes ou não de processos autuados, desde que possuam número de protocolo, devem ser submetidos ao processo de digitalização e seu representante digital capturado no Sistema de Protocolo.

§ 1º Os representantes digitais dos documentos de que trata o caput devem ser carregados no Sistema de Protocolo, sendo-lhes atribuídos o nível de acesso apropriado.

§ 2º Cada documento avulso submetido ao processo de digitalização possuirá um único representante digital, de uma ou múltiplas páginas.

§ 3º O verso da folha que não contenha informação não deve ser digitalizado, devendo ser considerada para digitalização somente a face da folha que tenha conteúdo, de modo que o número de imagens do representante digital deve corresponder à quantidade de faces das folhas do documento que tiverem informação.

Art. 54. Todo documento produzido no âmbito da Anatel deve ter, obrigatoriamente:

I - o original assinado submetido ao processo de digitalização e seu representante digital capturado no Sistema de Protocolo; e,

II - sua versão eletrônica final (minuta) capturada no Sistema de Protocolo.

Seção III
Do Tratamento de Mídias

Art. 55. Mídias produzidas ou recebidas pela Anatel devem ser protocolizadas individualmente e terão seu conteúdo compactado em um único arquivo de formato padrão ZIP, que deverá ser capturado no Sistema de Protocolo.

§ 1º Quando for parte integrante de processo, a mídia deve ser fisicamente anexada ao processo, em folha própria, e fará referência ao documento que a encaminhou.

§ 2º Aplica-se às mídias de que trata o caput o disposto no art. 46 quanto à averiguação de cabimento de hipóteses legais de sigilo.

§ 3º A indicação do sigilo de mídias fisicamente anexadas ao processo deve ser formalizada pela indicação, no despacho ordinatório, da folha que a contém.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 56. Os representantes digitais dos processos e documentos devem ser carregados no Sistema de Protocolo em formato PDF, devendo seguir padrões de resolução e compressão das imagens de forma a proporcionar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), combinados com a otimização dos recursos de armazenamento da Agência.

Parágrafo único. Os representantes digitais devem ser capturados em versão monocromática, ressalvados os casos onde a cor representar informação.

Art. 57. Os processos instruídos e digitalizados conforme o disposto nesta Portaria estarão aptos a serem convertidos em processo eletrônico, observado o disposto no parágrafo único, do art. 1º.

Parágrafo único. O procedimento de conversão em processo eletrônico de que trata o caput deve ser formalizado com a lavratura e anexação, na última folha do processo físico, de Despacho Ordinatório que proceda a conversão.

Art. 58. Os modelos de documentos e carimbos de que trata esta Portaria estarão dispostos no Manual de Redação da Anatel.

Art. 59. Ficam revogados o inciso III do art. 13 da Portaria nº 734, de 12 de julho de 2007, e as Portarias nº 738, de 2 de outubro de 2009, nº 941, de 28 de outubro de 2011 e nº 678, de 8 de agosto de 2012.

Art. 60. Esta portaria entra em vigor 90 (noventa) dias após a data de sua publicação.

JOÃO BATISTA DE REZENDE

Presidente do Conselho