Portaria nº 43, de 25 de janeiro de 2013

Observação: Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço 29/1/2013

A SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO-GERAL DA AGÊNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAÇÕES, no uso das competências que lhe confere o art. 166 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução no 270, de 19 de julho de 2001; e 

CONSIDERANDO a Portaria nº 732, de 12 de julho de 2007;

CONSIDERANDO a Portaria nº 779, de 12 de setembro de 2008;

CONSIDERANDO a Portaria nº 738, de 2 de outubro de 2009;

CONSIDERANDO a Portaria nº 687, de 8 de agosto de 2012;

CONSIDERANDO a necessidade de dinamizar o recebimento dos documentos e processos a serem transferidos ao Arquivo Geral da Sede e das Unidades Descentralizadas;

CONSIDERANDO a necessidade de dinamizar o recebimento dos documentos e processos a serem movimentados ao Atendimento Documental da Sede e das Unidades Descentralizadas.

CONSIDERANDO o constante dos autos do processo nº 535000269312012;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir procedimentos para o recebimento de documentos e processos no Arquivo Geral e no Atendimento Documental da Sede e das Unidades Descentralizadas.

Art. 2º Para fins desta portaria consideram-se os seguintes conceitos:

I - Arquivo Geral: arquivo intermediário da Sede ou de Unidade Descentralizada responsável pela guarda da documentação cujo trâmite tenha sido encerrado;

II - Arquivo Setorial: arquivo corrente localizado junto aos órgãos produtores utilizado para a guarda da documentação em curso ou que constitua objeto de consultas frequentes;

III - Atendimento Documental: área responsável por prestar informações e atender solicitações da sociedade referentes a pedidos de vistas de processos, documentos, legislação de telecomunicações, fornecimento de cópias e remessa de documentos, na forma prevista em Lei;

IV - Formação de Processo: conjunto de procedimentos e atos administrativos lógica e juridicamente encadeados com o propósito de ensejar a vontade da administração;

V - Movimentação: trâmite de documentação de uma unidade organizacional da Anatel para outra ou para entidade externa;

VI - Princípio da Ordem Original: princípio arquivístico segundo o qual o arquivo deve receber a documentação sem nenhuma intervenção de avaliação ou de classificação, conservando a organização feita pela área que o produziu ou acumulou;

VII - Suporte Documental: material sobre o qual as informações são registradas, podendo ser, dentre outras, papel, filme, mídia magnética ou óptica;

VIII - Transferência: passagem da documentação dos arquivos setoriais para o Arquivo Geral;

IX - Unidade Administrativa Transferidora: área responsável pela preparação e transferência da documentação encerrada ao Arquivo Geral;

X - Unidade Descentralizada: Escritório Regional ou Unidade Operacional da Anatel.

Dos processos de trabalho

Art. 3º O cadastro sistêmico dos documentos, bem como sua formação, incluindo a análise de sigilo dos documentos e processos a serem transferidos ao respectivo Arquivo Geral, é de responsabilidade exclusiva da unidade administrativa transferidora, devendo esta fazê-lo previamente à transferência.

Art. 4º Os Arquivos Gerais receberão somente documentos e processos cadastrados, devidamente formalizados conforme a Portaria nº 738, de 2 de outubro de 2009, e contendo obrigatoriamente o Despacho Ordinatório de Arquivamento de Processos, conforme Anexo II.

Art. 5º A documentação transferida ao respectivo Arquivo Geral será recebida sistemicamente e acondicionada conforme tratamento e organização efetuada pela área transferidora e respeitando o princípio da ordem original.

Art. 6º A documentação a ser transferida ao respectivo Arquivo Geral deverá ser previamente acondicionada em caixas-arquivo padrão e, em sua lateral, aposto espelho de transferência padrão Anatel, conforme Anexo I.

Art. 7º É vedado aos Arquivos Gerais qualquer intervenção no conteúdo da documentação sob sua guarda.

Da devolução sem recebimento da documentação transferida ao Arquivo Geral

Art. 8º A devolução da documentação será realizada nos seguintes casos:

I – quando o documento ou processo em suporte físico for encaminhado ao respectivo Arquivo Geral sem o registro da transferência no Sicap;

II – quando a transferência sistêmica for efetuada, mas o documento ou processo em suporte físico não for encaminhado ao Arquivo Geral;

III – quando for gerada Guia de Transferência cujo volume ocupe mais de uma caixa-arquivo padrão Anatel, exceto se a quantidade de volumes do processo ocupar mais de uma caixa-arquivo;

IV – quando o processo não contiver o Despacho Ordinatório de Arquivamento de Processo;

V – quando o Arquivo Geral não dispuser de espaço físico para acondicionar as caixas-arquivo transferidas e não recebidas.

Parágrafo único: o Arquivo Geral poderá recusar novas transferências quando uma mesma unidade organizacional ultrapassar 20 (vinte) caixas-arquivo sem recebimento.

Da movimentação da documentação ao Atendimento Documental

Art. 9º Cabe ao Atendimento Documental a disponibilização fiel dos documentos e processos conforme disponibilizado pela área, não cabendo a este nenhuma revisão da formação processual.

Art. 10 Não serão admitidos apartados físicos de documentos com restrição de acesso, devendo suas respectivas folhas ser envelopadas e mantidas na ordem numérica do processo e registrado em Despacho Ordinatório de Concessão de Sigilo, conforme anexo I da Portaria nº 687, de 8 de agosto de 2012.

Da devolução sem recebimento da documentação movimentada ao Atendimento Documental.

Art. 11 A devolução da documentação será realizada nos seguintes casos:

I – quando o documento ou processo original em suporte físico for encaminhado ao Atendimento Documental sem o registro da movimentação no Sicap;

II – quando a movimentação sistêmica for efetuada, mas o documento ou processo original em suporte físico não for encaminhado ao Atendimento Documental;

III – quando constarem apartados físicos de documentos.

Art.12 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

IONE TEREZA ARRUDA MENDES HEILMANN

Superintendente de Administração Geral

ANEXO I

Modelo de espelho a ser aposto na lateral da caixa-arquivo

Medida: 16 x 11cm

 ANEXO II

Modelo de Despacho Ordinatório de Arquivamento de Processo