Portaria nº 120, de 14 de fevereiro de 2011 (REVOGADA)

Observação: Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço 14/2/2011.

O PRESIDENTE DA AGÊNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAÇÕES, no uso da competência que lhe confere o art. 46, do Regulamento aprovado pelo Decreto nº 2.338, de 7 de outubro de 1997; e

CONSIDERANDO que o § 2º do Art. 216 da Constituição Federal e o Art. 1º da Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991, determinam que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, á cultura, ao desenvolvimento científico e á cidadania, onde servem como elementos de prova e informação na garantia dos direitos individuais;

CONSIDERANDO que o Art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, determina que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

CONSIDERANDO que o Art.35 do Decreto nº 4533, de 27 de dezembro de 2002, dispões que as entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS);

CONSIDERANDO que o Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, cria o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo- SIGA, da Administração Pública Federal;

CONSIDERANDO que o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade, o Manual de Gestão de Documentos  e o Manual de Tipologia Documental são instrumentos da Gestão Documental;

CONSIDERANDO a necessidade da Anatel de implementar um sistema corporativo de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), para autorizar o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até sua guarda permanente ou eliminação.

CONSIDERANDO o constante dos autos do Processo nº 53500.002448/2011

RESOLVE:

Art. 1º Criar a Comissão de Gestão de Documentos da Agência Nacional de Telecomunicações – CGD, que deverá implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos na Anatel, executando as atividades pertinentes, à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS).

I – Da Superintendência de Administração-Geral – Adriana Barcellos Alves;

II – Do Gabinete da Superintendente-Executiva – Anamaria Bastos e Silva;

III – Da Superintendência de Serviços Públicos – Elisa de Oliveira Bizarria;

IV – Da Superintendência de Serviços Privados – Suzana Silva Rodrigues;

V – Da Superintendência de Serviços de Comunicação de Massa – Walfrido Rodrigues de Melo ;

VI – Da Superintendência de Radiofrequência e Fiscalização – Rejane de França da Silva;

VII – Da Superintendência de Universalização – Carolina Henn Bernardi Lellis;

VIII – Do Gabinete da Presidência e órgãos vinculados à Presidência –  Luigy de Freitas;

IX- Da Biblioteca – Mariza Prado Muller Reche.

Art.3º A CGD é a responsável pela validação das atividades da identificação, análise e avaliação das tipologias documentais produzidas e recebidas no desempenho das atividades da Agência, garantindo que as unidades administrativas da Agência forneçam as informações necessárias para a elaboração dos instrumentos de gestão documental.

Art.4º A CGD tem as seguintes atribuições relativas à gestão documental:

I – implantar, coordenas e controlar as atividades da gestão de documentos;

II – implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos e ao acesso às informações neles contidas;

III- promover a articulação operacional com as unidades administrativas da Agência no que diz respeito à gestão da documentação produzida e recebida;

IV – avaliar a ação dos sistemas de informação que integram o Programa de Gestão Documental;

V- orientar, coordenar e supervisionar as unidades administrativas integrantes do Programa de Gestão Documental;

VI- estabelecer os requisitos arquivísticos para o Programa de Gestão Documental;

VII- estabelecer os requisitos arquivísticos para a produção e tramitação dos documentos da Anatel;

VIII- manter atualizados os instrumentos de gestão documental;

IX- elaborar e manter atualizada a lista autorizada de cabeçalhos de assuntos a ser utilizados na descrição dos termos usados nos sistemas de informação, sistema de protocolo eletrônico e sistema de gerenciamento eletrônico de documentos da Agência;

X- coordenar a elaboração e aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo;

XI- orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor; e

XII- proporcionar aos servidores, junto a Gerência-Geral de Talentos e Desenvolvimento Organizacional-ADTO, a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização na área de gestão de documentos de arquivo.

Art.5º A CGD tem as seguintes atribuições referentes à gestão de documentação sigilosa:

I –  analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada na Agência.

II – propor à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos de classificação sigilosa.

III- propor à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alteração ou cancelamento da classificação sigilosa;

IV- determinar o destino final da documentação tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e

V- autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto de que o acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros países atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes desses instrumentos.

Art. 6º Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades, a CGD poderá subdividida em subcomissões.

Art.7º Ficam revogadas Portarias nº 399, de 23 de outubro de 2002, nº 355, de 28 de outubro de 2003, nº 65, de 27 de fevereiro de 2004, nº 310, de 9 de setembro de 2004, nº 340, de 6 de outubro de 2004 e nº 374, de 8 de novembro de 2004.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RONALDO MOTA SARDENBERG

Presidente