Portaria nº 11, de 06 de janeiro de 2011
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Estabelece procedimentos para a reconstituição de processos e/ou documentos, no âmbito da Anatel, e dá outras providências. |
Observação: Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço em 10/01/2011.
O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO-GERAL DA AGÊNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAÇÕES, no uso das competências que lhe confere o art. 166 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução nº 270, de 19 de julho de 2001; e
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002;
CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;
CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa nº 3, de 16 de maio de 2003 da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;
CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conarq;
CONSIDERANDO o disposto no Dicionário de Terminologia Arquivística, aprovado pela Resolução nº 23, de 16 de junho de 2006, do Conarq;
CONSIDERANDO o constante dos autos do processo nº 53500.018999/2009;
RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer os procedimentos concernentes à reconstituição de processos e/ou documentos no âmbito da Anatel.
Art. 2º Para fins desta portaria consideram-se os seguintes conceitos: I - cópia - resultado da reprodução de um documento, geralmente qualificada por sua função ou processo de duplicação; II - cópia autenticada - cópia exata que, conferida à vista do original por autoridade competente, possui fé pública após a conferência e autenticação do agente competente;
III - cópia fax - cópia obtida através de aparelho fax-simile que permite transmissão de dados por via telefônica. A impressão da cópia pode ser em papel térmico, filme térmico, jato de tinta ou a laser. Em todos os casos, a cópia só possui valor informativo devendo ser substituída pelo documento original, conforme legislação vigente;
IV - número de processo ou documento – Nupdoc – é a numeração única atribuída a um processo ou documento de procedência externa no ato de sua protocolização. O Nupdoc deve ser mantido durante toda a tramitação do documento ou do processo, sendo vedada a atribuição de nova numeração no âmbito da Administração Pública. O Nupdoc tem como padrão de formação 15 (quinze) dígitos iniciais e 2 (dois) dígitos verificadores: XXXXX.999999/AAAADV, onde:
XXXXX Código numérico atribuído a cada unidade protocolizadora. Identifica o código do órgão de origem do processo. As faixas numéricas disponíveis para a Anatel estão disponíveis no Sicap.
999999 Registro seqüencial dos documentos de procedência externa e/ou processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano.
AAAA Indica o ano de registro do documento no Sicap.
DV Indica o dígito verificador e é utilizado pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.
V - número de Sicap – Nucap – é a numeração gerada pelo Sicap e atribuída somente a documento produzido internamente pela Agência. Não se aplica a processo. O Nucap tem como padrão de formação 12 (doze) dígitos: AAAA 9 XXXXXXX, onde:
AAAA Indica o ano de produção do documento.
9 Número fixo.
XXXXXXX Registro seqüencial dos documentos cadastrados. Número reiniciado a cada ano.
VI - reconstituição documental - ato pelo qual o servidor reconstitui um documento ou processo desaparecido, extraviado ou deteriorado;
VII - sistema de controle de rastreamento de documentos e processos - Sicap - é o sistema que permite o registro do cadastro, da movimentação e do arquivamento, dentre outras funcionalidades, tanto para documentos produzidos quanto para os recebidos na Anatel;
VIII - via de documento - o original de qualquer documento.
Dos casos de reconstituição
Art. 3º As unidades administrativas da Anatel promoverão, de ofício ou a requerimento do interessado, a reconstituição de documentos ou processos sempre que se depararem com o respectivo desaparecimento, extravio ou deterioração, no exercício de suas atribuições regimentais.
§ 1ᵒ Será considerada desaparecida a documentação que não for encontrada para a respectiva análise, depois de esgotadas as diligências necessárias à sua localização, segundo os procedimentos estabelecidos nesta portaria.
§ 2ᵒ Será considerada extraviada a documentação cujo recebimento não for comprovado pelo remetente ou confirmado pelo destinatário, sem ter sido encontrada para a respectiva análise, depois de esgotadas as diligências necessárias à sua localização, segundo os procedimentos estabelecidos nesta portaria.
§ 3ᵒ Será considerada deteriorada a documentação que esteja danificada de modo a não permitir a correta consulta às informações que deveria fornecer.
§ 4ᵒ Os procedimentos de reconstituição de que trata esta portaria somente poderão ser provocados por iniciativa do interessado mediante a apresentação de instrumentos formais que comprovem o efetivo protocolo da documentação supostamente desaparecida, extraviada ou deteriorada.
Dos processos de trabalho
Art. 4ᵒ Ao ser constatado o desaparecimento ou extravio de documento ou processo, o fato deve ser imediatamente comunicado pelo servidor ao seu superior imediato.
Art. 5ᵒ A chefia imediata designará um servidor no âmbito da respectiva unidade administrativa para a execução e o acompanhamento das diligências de busca e localização da documentação supostamente desaparecida ou extraviada.
Art. 6ᵒ Sem prejuízo da legislação vigente, o órgão apontado no Sicap como sendo o órgão Atual para o documento ou processo desaparecido, extraviado ou deteriorado, independentemente de seu andamento, é o responsável pela sua reconstituição.
I – todas as unidades administrativas da Anatel que participaram da instrução da documentação devem colaborar com o órgão responsável para a consecução da sua reconstituição;
II – não é responsável pela reconstituição a unidade administrativa que originou movimentação que se encontra no andamento em trâmite, desde que possua Comunicação de Tramitação – CT devidamente assinada, identificado o responsável pelo recebimento da documentação. Nesse caso, a responsabilidade pela reconstituição recairá sobre a unidade administrativa destinatária que não recebeu a movimentação nem a recusou em até 48h (quarenta e oito horas) da assinatura da CT, salvo ao final do expediente de sexta-feira, véspera de feriado ou ponto facultativo.
Art. 7ᵒ As diligências de busca e localização de documentação supostamente desaparecida ou extraviada devem ser atendidas no prazo de até quinze dias, salvo comprovada necessidade de maior prazo, a ser expressamente solicitado e justificado pela unidade administrativa reconstituidora e/ou colaboradora, contado, respectivamente, a partir da data do
início das diligências (reconstituidora) ou do recebimento de pedido de colaboração (colaboradora).
§ 1ᵒ A omissão da unidade administrativa colaboradora deve ser comunicada à Corregedoria para fins de investigação preliminar e apuração de eventual responsabilidade no âmbito de suas atribuições legais e regimentais.
§ 2ᵒ O procedimento de reconstituição somente terá seguimento após a expressa manifestação das unidades administrativas colaboradoras ou, caso provocada, da Corregedoria.
Da reconstituição
Art. 8ᵒ Confirmado o desaparecimento ou extravio da documentação ao término das diligências de busca e localização, ou constatada a correspondente deterioração, a chefia imediata deve autorizar a reconstituição da documentação mediante autuação de processo administrativo específico para essa finalidade (processo de diligências para reconstituição) e assinatura do respectivo “Termo de Abertura de Reconstituição” (Anexo I), bem como designar servidor no âmbito da respectiva unidade administrativa a promover e acompanhar a instrução do procedimento de reconstituição.
§ 1ᵒ Toda vez que autorizar a reconstituição de documentação desaparecida, extraviada ou deteriorada, a chefia imediata deve comunicar imediatamente o fato a seu superior hierárquico ou à autoridade administrativa correspondente no âmbito da estrutura organizacional da Agência, por meio de memorando.
§ 2ᵒ O processo administrativo de que trata o caput deste artigo deve ter sua autuação requisitada no Sicap, sendo registrado no campo Referenciado o número de protocolo do processo ou documento original desaparecido, extraviado ou deteriorado, utilizando-se como documento instaurador o “Termo de Abertura de Reconstituição”.
§ 3ᵒ A instrução do processo administrativo mencionado nos parágrafos anteriores constitui atribuição da unidade administrativa responsável pela reconstituição da documentação desaparecida, extraviada ou deteriorada e deve conter os documentos que comprovem as diligências de busca e localização efetivamente realizadas.
Art. 9ᵒ Adicionalmente às ações adotadas nos termos do artigo anterior, o servidor designado pela chefia imediata para a reconstituição da documentação deve:
I – resgatar as informações pertinentes à documentação desaparecida, extraviada ou deteriorada;
II – obter cópias de documentos ou vias que constituíam a documentação original e apensa-las ao novo processo, apondo o carimbo “Reconstituído” (Anexo II) no canto superior direito do anverso de suas folhas ou páginas, e procedendo à sua instrução conforme as normas vigentes;
III – o “Termo de Abertura de Reconstituição” e os documentos inerentes às diligências que vierem a instruir o processo de reconstituição não receberão o carimbo de “Reconstituído”, seguindo normalmente os procedimentos de instrução processual vigentes;
IV – no caso do processo possuir apensos, estes também serão reconstituídos, conforme o disposto nessa portaria;
V – volumes de processo devem ser reconstituídos como partes de processo, seguindo o disposto nessa portaria.
Parágrafo único. O processo administrativo de diligências para reconstituição deve seguir os procedimentos de instrução processual vigentes na Agência.
Art. 10 Após autorização da chefia imediata, o servidor designado como responsável pela instrução do procedimento de diligências para reconstituição deve organizar a documentação disponível na Agência e promover, caso necessário, a intimação do interessado para que apresente cópia, preferencialmente autenticada, da documentação desaparecida, extraviada ou deteriorada, bem como qualquer outro documento que contribua para reconstituição.
§ 1ᵒ O interessado deve ser intimado por meio de ofício a ser encaminhado por via postal com aviso de recebimento, ou outro meio formal que assegure a certeza da ciência do interessado, nos termos dos parágrafos 3º e 4º do art. 26 da Lei n.º 9.784, de 1999.
§ 2ᵒ O ofício de que trata o parágrafo anterior deve ser assinado pela autoridade competente, segundo as atribuições regimentais e normativas em vigor.
§ 3ᵒ No caso de interessados indeterminados, desconhecidos ou com domicílio indefinido, a
intimação deve ser efetuada por meio de publicação oficial.
Art. 11 O prazo para apresentação da documentação será de 30 (trinta dias), contado a partir da data do recebimento do ofício ou da publicação oficial, podendo ser prorrogado uma única vez por igual período, a pedido do interessado, à vista de razões fundamentadas.
§ 1ᵒ O não atendimento à intimação no prazo fixado implicará no arquivamento do processo ou documento a ser reconstituído, salvo se a Anatel considerar que o interesse público exige o prosseguimento do processo, segundo o disposto nos art.´s 40 e 51, § 2°, da Lei n.º 9.784, de 1999.
§ 2ᵒ Constatada a hipótese de arquivamento, o servidor designado pela chefia imediata emitirá a conclusão correspondente em Nota técnica, a ser submetida à ciência da chefia imediata, que deverá aprovar ou rejeitar sua conclusão mediante “Despacho Ordinatório de Diligência de Reconstituição” (Anexo III), a ser anexado à última folha do processo diligências para reconstituição.
§ 3ᵒ Caso opte pela continuidade do procedimento de diligências para reconstituição, a chefia imediata indicará no supracitado despacho ordinatório quais as providências que o servidor designado deverá realizar.
§ 4ᵒ Se decidir pelo arquivamento, a chefia imediata deve comunicar o ocorrido ao seu superior hierárquico ou autoridade administrativa correspondente no âmbito da estrutura organizacional da Agência, bem como encaminhar o processo administrativo de diligências para reconstituição à Corregedoria para conhecimento, investigação e apuração de eventual responsabilidade quanto ao desaparecimento, extravio ou deterioração.
Art. 12. A documentação encaminhada pelo interessado deve ser avaliada no âmbito da unidade administrativa competente e comparada com as informações e documentos disponíveis, tais como informações contidas em sistemas informatizados, cópias de pareceres e documentos diversos no âmbito da Agência, publicações no Diário Oficial da União, entre outros, de modo a evitar eventuais incorreções, inconsistências ou contradições.
§ 1ᵒ Após a análise da documentação enviada pelo interessado, o servidor designado pela chefia imediata deve emitir Nota técnica quanto à viabilidade da reconstituição, visando subsidiar a posterior deliberação da autoridade competente quanto ao prosseguimento da análise de mérito.
§ 2ᵒ Havendo incompatibilidade entre os dados e informações contidos na documentação enviada pelo interessado e as informações ou documentos à disposição da Agência, o interessado deve ser novamente intimado para se manifestar quanto à incompatibilidade ou providenciar a necessária correção, aplicando-se ao caso as disposições contidas nos art.´s 8º e 9º desta portaria.
§ 3ᵒ Em razão das peculiaridades e circunstâncias de cada caso e havendo necessidade de maiores informações ou esclarecimentos para a tomada de decisão, a chefia imediata pode solicitar audiência com o interessado, respeitando-se os procedimentos e normas específicas em vigor.
§ 4ᵒ O resultado da audiência deve instruir o processo administrativo correspondente, juntamente com o original ou cópia autenticada da respectiva ata.
Da homologação do procedimento de reconstituição
Art. 13. Ao término da instrução das diligências para reconstituição e após a elaboração da Nota técnica correspondente, a chefia imediata deve submeter o procedimento de reconstituição ao seu superior hierárquico ou autoridade correspondente no âmbito da estrutura organizacional da Agência, para apreciação e homologação do procedimento por meio de “Termo de Homologação da Reconstituição” (Anexo IV).
§ 1ᵒ O termo de que trata o caput deste artigo deve conter a homologação do procedimento de reconstituição da documentação para prosseguimento da análise de mérito, a autorização para a desapensação das peças reconstituídas do processo administrativo – nos termos dos procedimentos de desfazimento de juntada documental vigentes na Agência – para instruir a análise da documentação reconstituída e a determinação de encaminhamento do processo administrativo à Corregedoria para investigação e apuração de eventual
responsabilidade quanto ao desaparecimento, extravio ou deterioração da documentação.
§ 2ᵒ O termo de que trata este artigo deve instruir o processo administrativo de reconstituição e sua cópia autenticada será cadastrada no Sicap, recebendo, portanto, número de protocolo próprio, constituindo-se posteriormente como a folha inicial para a autuação de processo que compreenderá a documentação propriamente reconstituída.
§ 3ᵒ A reconstituição autorizada pela chefia imediata e homologada pela autoridade competente supre a documentação desaparecida, extraviada ou deteriorada para os fins desta portaria.
Da organização da documentação
Art. 14. Os documentos que instruem o procedimento de diligências para reconstituição devem ser organizados preferencialmente na seguinte ordem:
I – “Termo de Abertura de Reconstituição”, necessariamente como documento instaurador do processo de reconstituição;
II – memorandos e documentos de diligência de localização, expedidos e recebidos;
III – intimação de solicitação de cópia de documentos, acompanhado do comprovante de recebimento que assegure a certeza de ciência do interessado, conforme o caso;
IV – documentos encaminhados pelo interessado;
V – outros documentos que possam contribuir para a reconstituição, quando houver;
VI – documentos que tratam do arquivamento ou da viabilidade da reconstituição;
VII – termo de homologação assinado pela autoridade competente;
VIII – despacho ordinatório de desapensação de peças do processo;
IX – despacho ordinatório de encerramento do processo. Dos procedimentos posteriores à reconstituição
Art. 15. Depois de autorizada e homologada a reconstituição, o servidor designado pela chefia imediata deve registrar a ocorrência no campo resumo do referido processo e atualizar as informações necessárias, segundo os procedimentos de gestão documental vigentes na Anatel.
§ 1ᵒ Caso a documentação desaparecida, extraviada ou deteriorada não conste no Sicap, a pessoa responsável deve cadastrá-la, conforme as normas de cadastramento documental vigentes na Agência.
§ 2ᵒ A documentação reconstituída deve manter o mesmo número de protocolo da documentação desaparecida, extraviada ou deteriorada.
§ 3ᵒ Caso a documentação desaparecida, extraviada ou deteriorada já esteja cadastrada no Sicap, o servidor designado pela chefia imediata deve apenas realizar a anotação no campo Resumo do referido sistema, segundo as orientações contidas nos dispositivos deste artigo, conforme o caso.
Da desapensação de peças para análise da documentação reconstituída
Art. 16. Após o registro e atualização das informações necessárias no Sicap, o servidor designado pela chefia imediata deve promover a retirada das peças reconstituídas do processo administrativo que forem necessárias ao prosseguimento da análise de mérito, bem como à instrução da documentação reconstituída, mediante os procedimentos de desapensação documental vigentes na Anatel.
§ 1ᵒ É vedado retirar a peça ou a folha inicial do processo administrativo de reconstituição.
Art. 17. A documentação reconstituída que for desapensada do processo administrativo deve ser autuada ou juntada ao processo correspondente, conforme as peculiaridades de cada caso, e suas páginas devem ser numeradas.
Dos procedimentos finais à reconstituição
Art. 18. Após a desapensação da documentação reconstituída, a unidade administrativa competente deve promover o prosseguimento da análise de mérito e encaminhar o processo administrativo de reconstituição à Corregedoria.
Parágrafo único. O processo administrativo de reconstituição deve estar instruído com a documentação que comprove as diligências de busca e localização efetivamente realizadas, de modo a subsidiar a investigação e apuração de eventual responsabilidade quanto ao desaparecimento, extravio ou deterioração.
Das disposições finais
Art. 19. Localizada a documentação original durante ou após os procedimentos de reconstituição de que trata esta portaria, esta deve ser referenciada no Sicap à documentação reconstituída e ao processo de diligências para reconstituição. Parágrafo único. O servidor designado pela chefia imediata deve registrar a ocorrência no Sicap, mediante anotação da expressão “ORIGINAL LOCALIZADO NA ____________ (indicar a unidade administrativa onde o documento original foi encontrado) EM ________” (preencher com a data em que o documento foi localizado, indicando dd/mm/aaaa), no campo Resumo do Sicap.
Art. 20. A localização da documentação original deve ser imediatamente comunicada pela chefia imediata ao seu superior hierárquico ou autoridade administrativa correspondente no âmbito da estrutura organizacional da Agência, bem como à Corregedoria.
Art. 21. Havendo incompatibilidade entre a documentação reconstituída e a documentação original localizada posteriormente, devem prevalecer as informações contidas na documentação original, cabendo à autoridade competente revisar os atos eventualmente praticados em desacordo com tais informações, respeitando-se o contraditório e a ampla defesa.
Art. 22. Não havendo incompatibilidade entre a documentação reconstituída e a documentação original localizada posteriormente, a documentação reconstituída deve ser desentranhada, segundo os procedimentos vigentes na Agência, e retornada formalmente ao interessado.
Art. 23. Os termos e o despacho ordinatório que constam como anexos desta Portaria devem receber a assinatura do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado.
Art. 24. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
RODRIGO AUGUSTO BARBOSA
Superintendente de Administração-Geral
Termo de Abertura de Reconstituição
AUTORIZO a reconstituição da documentação em referência e DESIGNO ______________________________(indicar o nome completo do servidor responsável pela reconstituição) para promover e acompanhar a instrução do procedimento correspondente.
Brasília,________ de__________________ de 20____ .
NOME DA AUTORIDADE COMPETENTE
Identificação do respectivo cargo
Carimbo “Reconstituído”
Despacho Ordinatório de
Diligência de Reconstituição
Termo de Homologação da Reconstituição
HOMOLOGO o procedimento de reconstituição da documentação em referência, nos termos da NOTA TÉCNICA ______________ (indicar identificador da Nota técnica), de ___/___/____, à(s) folha(s) _______ do processo administrativo de reconstituição em referência, AUTORIZO o desentranhamento de peças do presente processo administrativo de reconstituição para instruir a análise da documentação reconstituída e DETERMINO o encaminhamento do processo administrativo à Corregedoria para investigação e apuração de eventual responsabilidade quanto ao desaparecimento, extravio ou deterioração da documentação. Brasília, ____ de ______________________ de 20___.
NOME DA AUTORIDADE COMPETENTE
Identificação do respectivo cargo