Portaria nº 738, de 2 de outubro de 2009 (REVOGADA)

Observação: Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço 2/10/2009

O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO—GERAL DA AGENCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAÇOES, no uso das competências que lhe confere o alt. 166 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução nº 270, de 19 de julho de 2001; e

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 9.800, de 26 de maio de 1999;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa nº 3, de 16 de maio de 2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

CONSIDERANDO o disposto no Despacho nº 6.390/2009—CD, de 16 de setembro de 2009, que revogou o inciso II do art. 32 da Portaria nº 735, de 12 de julho de 2007, publicada no Boletim de Serviço nº 74, de 16 de julho de 2007;

CONSIDERANDO o constante dos autos do processo nº 53500.002906/2007;

RE S O L V E :

Art. 1º Instituir as rotinas e os procedimentos de autuação e instrução de processo no âmbito da Anatel.

Art. 2º Para fins desta portaria consideram-se os seguintes conceitos:

I — anexação — juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, ou entre documentos, na qual prevalece, preferencialmente, para referência, o registro mais antigo;

II — apensação — juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo ou documento a sua identidade e independência;

III — arquivamento — sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. Ato de organizar, registrar e guardar, em local apropriado, documento ou processo acumulado no decurso das atividades desenvolvidas, de modo a conservar e preservar as informações conforme procedimento específico;

IV — autos do processo — conjunto de documentos ordenados cronologicamente, reunidos em capa própria, com numeração específica, necessários ao registro formal de atos e de fatos de natureza administrativa ou jurídica;

V — autuação e/ou formação de processo — é o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição;

VI — desapensação — é a separação física de processos e/ou processos apensados;

VII — desentranhamento — é a retirada de folha ou peça de um processo específico, mediante determinação da autoridade, produzindo o Despacho Ordinatório de Desentranhamento;

VIII — desmembramento — é a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, mediante determinação de autoridade, produzindo o Despacho Ordinatório de Desmembramento;

IX — despacho ordinatório — documento que expressa decisão de autoridade competente;

X — documento instaurador — documento original que motiva a autuação de um processo ou, na ausência deste, expede-se termo de autuação de processo que defina formalmente a motivação. Primeiro documento ou peça inicial de um processo;

XI — instrução — é a soma de atos e diligências que, na forma das regras legais estabelecidas, devem ou podem ser praticados, no curso do processo, para que se esclareçam as questões ou os fatos, que constituem objeto da demanda ou do litígio;

XII — juntada — é a união de um documento a outro, de um processo a outro ou de um documento a um processo; podendo realizar-se por anexação ou apensação;

XIII — juntada por anexação — é a união definitiva e irreversível de um documento a outro, de um processo a outro ou de um documento a processo, desde que tratem do mesmo assunto;

XIV — juntada por apensação — é a união provisória de um documento a outro, de um processo a outro, de um documento a um processo ou de um processo a um documento, destinado ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não;

XV — litigante de má-fé — e' todo aquele que deduz pretensão ou defesa contra texto expresso de lei ou fato incontroverso, altera a verdade dos fatos, usa do processo para conseguir objetivo ilegal, opõe resistência injustificada ao andamento do processo, procede de modo temerário em qualquer incidente ou ato do processo, provoca incidentes infundados e/ou interpõe recurso com intuito manifestadamente protelatório;

XVI — peça — e' o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros;

XVII — processo — e' o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos;

XVIII — retificação — é a correção de anexação realizada de forma indevida;

XIX — volume — cada uma das partes em que se subdivide um documento ou processo, com paginação e encadernação própria.

Do processo de trabalho

Art. 3º Todo documento ou processo de procedência externa recebido na Agência deve ser encaminhado à respectiva área de protocolo para atribuição do número do processo (Nupdoc), registro no Sicap e movimentação ao destinatário.

Art. 4º Os atos processuais que dependam de petição escrita podem ser remetidos à Agência por sistema de transmissão de dados e imagens, sem prejuízo do cumprimento dos prazos, desde que os originais sejam entregues até cinco dias após o término do prazo recursal.

Art. 5º Nos atos não sujeitos a prazo, os originais deverão ser entregues até cinco dias da data de recepção do material remetido por sistema de transmissão de dados e imagens.

Art. 6º O remetente e' responsável pela entrega, qualidade e fidelidade do material transmitido.

Art. 7º Sem prejuízo de outras sanções, o remetente será considerado litigante de má—fe' se não houver concordância entre o documento remetido por sistema de transmissão de dados e imagens e o original do documento recebido pela Agência.

Art. 8º O processo deverá ser autuado por documento original ou cópia legalmente autenticada por:

I — servidor público, legalmente investido em cargo ou função público, utilizando— se do carimbo de “Confere com o original” (Anexo I, item 9); ou

II — tabelião, notário ou oficial público.

Art. 9º Somente poderá proceder juntada as áreas responsáveis pela autuação, instrução e/ou análise de processo.

Art. 10. Quando constatado o desaparecimento ou extravio de documento ou processo, o fato deve ser comunicado pelo servidor ao seu superior imediato, devendo este promover sua pronta apuração, por meio de sindicância ou processo administrativo disciplinar, sob pena dos envolvidos responderem civil, penal e administrativamente, conforme legislação vigente.

Art. 11. Somente a frente (anverso) das folhas de processo serão numeradas.

Art. 12. O verso de folha de processo não recebe numeração. Em caso de não possuir conteúdo, o verso da folha de processo deve receber o carimbo “Em Branco” (Anexo I, item 1).

Art. 13. Ao identificar a necessidade de alteração e/ou correção na numeração de folhas de um processo, o servidor deverá proceder a sua renumeração, lavrando após a última folha do processo “Despacho Ordinatório de Renumeração de Folhas de Processo”, no qual deve explicitar o motivo da alteração e/ou correção (Anexo I, item 15).

Art. 14. Processos com peças pendentes de realização de juntada ou de desapensação, peças desentranhadas ou peças desmembradas sem ainda terem formado novo processo não podem ser transferidos, nem suas peças, para o Arquivo Geral. Um documento ou processo apensado a outro somente poderá ser transferido ao Arquivo Geral após ser devidamente desapensado, pela área detentora no Sicap do documento ou processo apensador.

Art. 15. Despachos Ordinatórios não podem ser retirados do processo e, portanto, devem seguir a numeração das folhas do processo, sendo assinados por servidor da Anatel com a aposição de seu respectivo carimbo funcional.

Da autuação de processo

Art. 16. O servidor da Anatel solicita a abertura do processo no sistema Sicap, indicando documento original, previamente cadastrado no Sicap, que servirá como seu instaurador.

Art. 17. A solicitação de abertura de processo será encaminhada, pelo Sicap, para o protocolo daquela unidade da federação.

Art. 18. O agente de protocolo realiza as atividades de autuação conforme segue:

I — preenche a capa do processo com o nome do interessado e o assunto segundo dados fornecidos na solicitação e apõe carimbo com o número do processo (Nupdoc); e

II — acessa o Sicap no módulo Cadastro de Processos e registra o número do processo (Nupdoc) e encaminha a capa do processo para a área solicitante.

Art. 19. O agente de documentação recebe a capa do processo no suporte físico e lógico e realiza as atividades de encadernação do processo conforme segue:

I — prende a capa do processo, juntamente com toda a documentação, utilizando colchetes ou bailarinas, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;

II — faz a juntada, ao processo, dos documentos registrados no Sicap ou com Nupdoc, realizando o devido registro no Sicap;

III — apõe carimbo de numeração de folhas (Anexo I, item 2), no canto superior direito e numera as páginas em ordem crescente, rubricando-as. A capa do processo não será numerada, sendo a folha inicial numerada com o número “1”;

IV — duas folhas em um mesmo processo não podem ter numeração idêntica, ou a mesma numeração diferenciada com letras, e nem rasuras;

V — quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer página dos autos, apõe-se um "X" sobre o carimbo a inutilizar e procedese à sua renumeração e a das páginas seguintes, sem rasuras, procedendo conforme o disposto no art. 13;

VI — quando a peça do processo estiver em tamanho reduzido, cola esta em folha de papel branco sem causar prejuízo à informação nela presente, se houver, e apõe o carimbo de numeração de folhas no canto superior direito do documento de tal forma que seja atingido pelo referido carimbo;

VII —— o envelope que encaminha a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente, salvo no caso de devolução de correspondência enviada pela Agência; e

VIII —- após a numeração das páginas, apõe o carimbo “Conferido” (Anexo I, item 3), no verso da última folha, e registra a quantidade de folhas ou peças inseridas no processo, quando da sua autuação.

Art. 20. Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Federal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta; na ausência de falhas, prosseguir com a sequência numérica existente.

Art. 21. Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída de acordo com a seqíiência de produção de peças no processo, utilizando—se tantas folhas quanto necessário.

Art. 22. Utilizar somente a face da frente da folha de despacho, não se permitindo a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento.

Art. 23. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho e apor o carimbo "Em Branco" no verso de todas as folhas do despacho.(Anexo I, item 1).

Da juntada de documentos e processos

Art. 24. A autoridade da unidade organizacional, ao verificar a dependência entre processos, entre processos e documentos ou entre documentos, e identificando a necessidade de apensa-los ou anexa—los, despacha para que o agente de documentação realize a juntada.

Art. 25. O agente de documentação acessa o módulo correspondente no Sicap para registro da juntada.

Art. 26. Quando se tratar de juntada por anexação, o agente de documentação deve observar o seguinte:

I— posicionar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;

II — retirar a capa do processo acessório, posicionando—a sob a capa do processo principal e manter os processos em meio às duas capas, formando um único conjunto. Quando se tratar de documento, inserir o mesmo ao final do processo principal;

III — renumerar e rubricar as folhas do processo acessório ou do documento, obedecendo a numeração já existente no principal. O processo principal manterá a numeração de suas folhas, sendo o processo acessório ou documento renumerado e devidamente rubricado;

IV — apor e assinar o “Despacho Ordinatório de Juntada por Anexação”, gerado pelo Sicap (Anexo I, item 4) e empregado somente na anexação entre processos, posicionando-o entre o processo principal e o(s) acessório(s) que está(ão) sendo anexado(s).

Art. 27. No caso de anexação indevida, o agente de documentação, de posse do documento ou processo, justifica no Sicap a retificação e desfaz a anexação indevida no suporte físico. Se anexação indevida de um processo a outro ou de documento a processo, lavra Despacho Ordinatório de Retificação (Anexo 1, item 5), no processo principal, em substituição ao documento ou processo retirado.

Parágrafo único. Não se aplica retificação a documento instaurador de processo. Nesse caso, o processo deve ser cancelado para que seja tomada sem efeito a anexação indevida do documento.

Art. 28. Quando se tratar de juntada por apensação, o agente de documentação deverá:

I — manter superposto um processo ou documento ao outro, presos por colchetes ou barbante;

II — manter as folhas de cada processo ou documento com sua numeração original; e

III — lavrar o “Despacho Ordinatório de Juntada por Apensação” (Anexo I, item 6), gerado pelo Sicap, que se aplica para a apensação entre processos ou de documento a processo, após a última folha do processo principal.

Da desapensação

Art. 29. Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados.

Art. 30. A desapensação ocorrerá antes do arquivamento do processo.

Art. 31. O agente de documentação deve acessar o módulo de apensar/desapensar no Sicap para o registro da ação e, no tratamento do suporte físico, realizar as seguintes ações:

I — separar os documentos ou processos a serem desapensados;

II — lavrar o "Despacho Ordinatório de Desapensação” (Anexo I, item 7), que se aplica somente na apensação entre processos ou de documento a processo e é gerado pelo Sicap, após a última folha do processo principal; e

III — instruir os autos secundários com cópias autenticadas, conforme o disposto no art. 89, da documentação juntada ao processo principal pelo tempo em que estiveram apensados.

Do desentranhamento de peças

Art. 32. O agente de documentação, de posse do suporte físico do processo, deverá:

l — retirar a(s) peça(s) do processo, sendo vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo;

II — registrar no Sicap o desentranhamento;

III — lavrar o "Despacho Ordinatório de Desentranhamento” (Anexo I, item 13), gerado pelo Sicap, após a última folha do processo; e

IV — em caso de desentranhamento solicitado por usuário externo, requerer que este preencha e assine o “Recibo de Desentranhamento” (Anexo 1, item 14), gerado pelo Sicap, a ser lavrado após o respectivo Despacho Ordinatório de Desentranhamento.

Do desmembramento de peças

Art. 33. A autoridade da unidade organizacional onde se encontra o processo realiza despacho no sentido de se retirar folha(s) ou peça(s) de processo para formar um novo processo.

Art. 34. O agente de documentação, de posse do suporte físico do processo, inicia as seguintes atividades:

I — retira a(s) peça(s) do processo que constituirá(ão) o novo processo, sendo vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo original;

Il — substitui a(s) peça(s) retirada(s) do processo desmembrado por sua(s) cópia(s) autenticada(s), conforme disposto no art. 89, a ser(em) posicionada(s) onde se localizava(m) o(s) original(is), respeitando a numeração original do processo desmembrado;

III — registra o desmembramento no Sicap, indicando qual das peças desmembradas será o documento instaurador do novo processo, quando o Sicap gerará o “Despacho Ordinatório de Desmembramento” (Anexo I, item 8), a ser aposto após a última folha do processo original;

IV — procede a solicitação de autuação do novo processo com os documentos retirados, conforme este procedimento, com nova numeração; e

V — no caso de não haver documentos originais entre as peças desmembradas, o agente de documentação deverá lavrar termo de autuação de processo como documento instaurador do novo processo.

Da abertura de novos volumes

Art. 35. Os autos devem possuir em torno de duzentas folhas por volume, e a fixação dos colchetes obedecerá à distância de cerca de 2cm da margem esquerda.

Art. 36. O agente de documentação da unidade organizacional onde se encontra fisicamente o processo verifica os requisitos necessários para a abertura de um volume subsequente nos processos sob sua responsabilidade. Neste caso, quando o processo contiver número de folhas excedente ao limite especificado no subitem anterior, o agente de documentação:

I — informa o encerramento do volume no Sicap e efetua a inserção do “Despacho Ordinatório de Encerramento de Volume” (Anexo I, item 10) em folha suplementar, prosseguindo a numeração. Caso, por exemplo, o processo já possua cento e oitenta folhas, e havendo a necessidade de se incluir um documento ou processo que contenha cinquenta folhas, o agente de documentação realiza o encerramento do volume com cento e oitenta folhas e abre um novo volume com o referido documento de cinquenta folhas;

II — realiza a abertura de novo volume e efetua, após a capa, a lavratura do “Despacho Ordinatório de Abertura de Volume” (Anexo 1, item 11), em folha suplementar, obedecendo a sequência de numeração do volume anterior;

III — identifica as capas dos processos com a inscrição: “lº volume”, “2ª volume”, etc, constando da capa do primeiro processo os números de todos os volumes abertos a partir dele, e da capa de cada processo, o número do volume aberto subsequente;

IV — quando houver documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, o agente de documentação, ao anexa—los ou apensa-los, cola etiqueta no referido anexo ou apenso contendo o número do processo (Nupdoc) e, apropriadamente, a expressão “Anexo” ou “Apenso”; e

V — anexos ou apensos que necessitem de acondicionamento diferenciado, como mídias, mapas, entre outros, devem ser anexados ou apensados no Sicap ao respectivo processo, mas não posicionados fisicamente dentro do processo, ficando arquivados separadamente para evitar danos ao conteúdo informacional. Dentro do processo, o agente de documentação fará constar guia informando a existência do registro e sua localização física.

Do encerramento de processo

Art. 37. O encerramento de processo ocorre por indeferimento do pleito, cumprimento da solicitação e dos compromissos arbitrados ou dela provenientes, desistência do interessado ou interrupção do processo que exceda o período de um ano, desde que causada pelo interessado, ou ainda motivo outro, desde que devidamente justificado.

Art. 38. O agente de documentação, de porte do suporte físico do processo, realiza as seguintes atividades:

l— acessa o Sicap e registra as informações de encerramento do processo; e

II — lavra o “Despacho Ordinatório de Encerramento de Processo” (Anexo I, item 12) como a última folha que compõe o processo.

Das disposições finais

Art. 39. Revoga-se a Portaria nº 735, de 12 de julho de 2007, publicada no Boletim de Serviço nº 74, de 16 de julho de 2007.

Art. 40. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RODRIGO AUGUSTO BARBOSA

 Superintendente de Administração-Geral

ANEXO I — MODELOS DE DOCUMENTOS E CARIMBOS

4 — Despacho Ordinatório de Juntada por Anexação

 5 — Despacho Ordinatório de Retificação

6 — Despacho Ordinatório de Juntada por Apensação

7 — Despacho Ordinatório de Desapensação

8 — Despacho Ordinatório de Desmembramento

9 — Carimbo de Confere com o original

10 — Despacho Ordinatório de Encerramento de Volume

11 — Despacho Ordinatório de Abertura de Volume

12 — Despacho Ordinatório de Encerramento de Processo

13 — Despacho Ordinatório de Desentranhamento

14 — Recibo de Desentranhamento

15 — Despacho Ordinatório de Renumeração de Folhas de Processo