Portaria nº 734, de 12 de julho de 2007 (REVOGADA)

Observação: Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço 12/7/2007.

O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO-GERAL DA AGÊNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAÇÕES, no uso das competências que lhe confere o art. 166 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução no 270, de 19 de julho de 2001; e

CONSIDERANDO o disposto na Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002 – Código Civil;

CONSIDERANDO o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO o disposto na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999;

CONSIDERANDO o disposto na Lei no 9.800, de 26 de maio de 1999;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa no 5, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa no 3, de 16 de maio de 2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

CONSIDERANDO o constante dos autos do processo nº 53500.010874/2007;

RESOLVE:

Art. 1^o Instituir os procedimentos para o recebimento e protocolo de documentos e processos de procedência externa no âmbito da Agência.

Art. 2^o Para fins desta portaria consideram-se os seguintes conceitos:

I – agente de protocolo – servidor ou prestador de serviço designado para executar as atividades de recebimento de processos de procedência externa, protocolo de documentos de procedência externa, autuação de processos e remessa de documentos ou processos;

II – área de protocolo – área responsável pelo recebimento de processos de procedência externa, protocolo de documentos de procedência externa, autuação de processos e remessa de documentos ou processos;

III – entidade externa – é todo órgão público, pessoa natural ou jurídica e instituição de direito público ou privado que recebe ou encaminha documento ou processo para a Agência;

IV – número de processo ou documento – Nupdoc – é a numeração única atribuída a um processo ou documento de procedência externa no ato de sua protocolização. O Nupdoc deve ser mantido durante toda a tramitação do documento ou do processo, sendo vedada a atribuição de nova numeração no âmbito da Administração Pública;

Padrão de formação (15 dígitos + 2 dígitos verificadores):

XXXXX.999999/AAAA-DV

V – procedência – termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do arquivo, quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. Conceito distinto do de proveniência;

VI – procedência externa – são todas as informações produzidas por outros órgãos, entidades ou mesmo por particulares;

VII – registro – é a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos interessados;

VIII – via de documento – o original de qualquer documento.

Das áreas de protocolo

Art. 3^o É obrigatória a existência de pelo menos uma área de protocolo em cada unidade da Federação onde a Anatel possua dependências.

Art. 4^o Toda área de protocolo está vinculada a uma unidade organizacional, cujo titular é o responsável pela mesma.

§ 1º A área de protocolo deve ter pelo menos um agente de protocolo designado.

§ 2º Cabe ao titular da unidade organizacional designar servidor ou prestador de serviço como agente de protocolo.

§ 3º As designações de agente de protocolo devem ser formalmente comunicadas à Biblioteca da Anatel.

Do protocolo de documentos e processos de procedência externa

Art. 5^o Todo documento de procedência externa será encaminhado à área de protocolo para atribuição do Nupdoc e o cadastro no Sicap. Posteriormente, será movimentado pelo agente de protocolo ao respectivo destinatário.

Parágrafo único. Nenhum documento de procedência externa dirigido à Anatel pode tramitar sem que tenha sido previamente protocolizado e cadastrado no Sicap.

Art 6^o O documento ou processo recebido de outros órgãos da Administração Pública manterá a mesma Numeração Única de Processo e/ou Documentos – Nupdoc atribuído na unidade protocolizadora de origem do órgão autuador.

Art. 7^o Caso ocorra falha seqüencial na atribuição de Nupdoc, a ocorrência deve ser registrada e justificada no Sicap pela área de protocolo. O reinício de seqüência de Nupdoc deve ser autorizado pelo responsável pela área de protocolo.

Art. 8^o A complementação dos dados cadastrais do documento ou processo de procedência externa é obrigatória e de responsabilidade da primeira unidade organizacional que receber o documento ou processo vindo da área de protocolo.

Art. 9^o É proibido o cancelamento de cadastro de documento ou processo de procedência externa.

Dos procedimentos da área de protocolo

Art. 10. Ao receber o documento ou processo de procedência externa, o agente de protocolo, antes de efetuar a protocolização, deverá verificar as seguintes condições:

I – se está dirigido a servidor ou a unidade organizacional pertencente à Agência;

II – se atende aos requisitos para recebimento na área de protocolo, caso contrário o agente de protocolo realizará a sua devolução, informando o motivo da recusa;

III – se possui Nupdoc atribuído por outro órgão da Administração Pública;

IV – se não possui o Nupdoc, o agente de protocolo deverá gerar e utilizar os carimbos numerador-datador (Anexo I, item 1) e o carimbo de identificação do agente de protocolo (Anexo I, item 2), apondo-os na primeira folha do respectivo suporte físico;

V – se os anexos e apensos, caso existam, correspondem ao declarado no documento principal, bem como quanto à legibilidade e às cópias, caso contrário o agente de protocolo realizará a sua devolução, informando o motivo da recusa.

Art.11. O agente de protocolo deverá fornecer ao responsável pela entrega do documento ou processo na área de protocolo:

I – a confirmação de recebimento/protocolização, onde conste Nupdoc, data, horário, identificação da área de protocolo e a sua identificação e assinatura como responsável pelo recebimento; e

II – informações quanto às formas de consulta ao Sicap para acompanhamento da tramitação do documento ou processo.

Art.12. O agente de protocolo deverá registrar o documento ou processo de procedência externa no Sicap e movimentar o suporte físico para a unidade organizacional de destino, conforme procedimento de movimentação documental específico.

Dos documentos não protocolizados ou cadastrados no Sicap

Art.13. Para fins desta portaria, os seguintes documentos não serão protocolizados ou cadastrados no Sicap:

I - periódico ou folheto de cunho publicitário, tais como: folder, catálogo, panfleto, revista, jornal, material de propaganda e divulgação de curso, evento, produto, serviço e outros;

II - documentos de cunho pessoal ou particular, tais como: extrato bancário, fatura, talão de cheques e outros, que se recomenda não sejam endereçados à Anatel;

III - mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax; e (Revogado pela Portaria nº 1.480, de 17 de dezembro de 2014)

IV – envelope que encaminha a correspondência (excluir após revisão de texto).

Do tratamento aos demais documentos recebidos pelo protocolo

Art.14. Todo documento endereçado à Agência terá sua abertura autorizada pelas áreas de protocolo, não cabendo, neste caso, reclamação ou alegação de violação por qualquer parte.

Art.15. No caso de documento dirigido pessoalmente a servidor da Anatel, a área de protocolo encaminhará o respectivo documento ao servidor, sem protocolar e registrar no Sicap, cabendo ao destinatário, ao constatar que o documento não é de caráter particular, a obrigatoriedade de devolvê-lo à área de protocolo para os procedimentos cabíveis.

Da prioridade e tempo de atendimento

Art.16. Todo documento com prazo para atendimento definido terá tratamento prioritário sobre os demais.

Art. 17. Nenhum documento poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) corridas nas áreas de protocolo, salvo aquele recebido na sexta-feira, em véspera de feriado ou ponto facultativo.

Das disposições finais

Art. 18. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MARCELO ANDRADE PIMENTA

 Superintendente de Administração-Geral

 ANEXO I – MODELOS DE CARIMBOS

1 – Modelo de Carimbo Numerador/Datador

2 – Modelo de Carimbo da Área de Protocolo (correspondência não protocolada)

3 – Modelo de Carimbo Motivo da Recusa