Portaria nº 732 , de 12 de julho de 2007 (REVOGADA)

Observação: Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço 4/7/2007.

O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO-GERAL DA AGÊNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAÇÕES, no uso das competências que lhe confere o art. 166 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução no 270, de 19 de julho de 2001; e

CONSIDERANDO o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO o disposto na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto no 4.555, de 27 de dezembro de 2002;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa no 5, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa no 3, de 16 de maio de 2003 da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

CONSIDERANDO o constante dos autos do processo nº 53500.007246/2007;

RESOLVE:

Art. 1^o Instituir os critérios relativos ao cadastro de documentos internos e a movimentação de documentos e processos produzidos e recebidos pela Anatel.

Art. 2^o Para fins desta portaria consideram-se os seguintes conceitos: 

I – agente de documentação – servidor ou prestador de serviço designado para executar as atividades de cadastro, solicitação de autuação de processo ou volume, juntada, trâmite, arquivamento setorial e transferência de documento e de processo;

II – cadastro  registro sistemático de dados e informações de determinado documento ou processo;

III – circulação  trâmite de documento ou processo dentro da unidade organizacional, não implicando em recebimento obrigatório;
IV – distribuição – trâmite de documento ou processo dentro da mesma unidade organizacional da Agência, implicando recebimento obrigatório;

V – documento  unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte utilizado. Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta da maneira que se possa utilizar para consulta, estudo ou prova;

a) externo  aquele mantido entre os órgãos, entidades ou particulares;

b) interno – aquele mantido entre as unidades organizacionais da Agência;

c) oficial –documento caracterizado pela impessoalidade, uso de padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade e mantido entre os órgãos ou entidades da Administração Pública ou destes para outros órgãos públicos ou agentes privados, cujo conteúdo é de interesse da Administração Pública; e

d) particular  documento caracterizado pela sua individualidade e pessoalidade, cujo conteúdo é de interesse alheio à Administração Pública;

VI – movimentação – encaminhamento de documento ou processo de uma unidade organizacional da Agência para outra ou para entidade externa;

VII – número de Sicap – Nucap – é a numeração gerada pelo Sicap e atribuída somente a documento produzido internamente pela Agência. Não se aplica a processo;

Padrão de formação (12 dígitos):

                          AAAA 9 XXXXXXX

Onde:      AAAA         Indica o ano de produção do documento.

9 Número  fixo.

XXXXXXX    Registro seqüencial dos documentos cadastrados. Número reiniciado a cada ano.

VIII – sistema de controle de rastreamento de documentos e processos – Sicap – é o sistema que permite o registro do cadastro, da movimentação, do arquivamento, dentre outras funcionalidades, tanto para documentos produzidos quanto para os recebidos na Anatel;

IX – trâmite – toda ação de movimentação, distribuição ou circulação; e

X – unidade organizacional – órgão constante da estrutura organizacional da Agência.

Do recebimento de documento ou processo

Art. 3^o O agente de documentação deve verificar constantemente as pendências de recebimento de sua unidade organizacional.

Art. 4^o O recebimento de movimentação no Sicap só deverá ser realizado pelo agente de documentação da unidade organizacional destinatária, após a verificação e conferência do documento em suporte físico e do registro lógico.

Art. 5^o Após o recebimento da movimentação no Sicap, nenhum documento em suporte físico poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) na unidade organizacional de origem da movimentação, salvo aquele realizado ao final do expediente de sexta-feira, véspera de feriado ou ponto facultativo.

Art.6^o Após o recebimento do suporte físico na unidade organizacional destinatária, nenhum documento poderá permanecer por mais de 48h (quarenta e oito horas) sem o devido registro de seu recebimento ou devolução ao remetente, salvo aquele realizado ao final do expediente de sexta-feira, véspera de feriado ou ponto facultativo.

Do cadastramento de documento

Art. 7^o Para efetuar o cadastramento de documento interno, o agente de documentação, de posse do documento em suporte físico, deverá obrigatoriamente:

I – analisar o documento para obter as informações cadastrais;

II – preencher as informações cadastrais no Sicap para gerar o respectivo Nucap; e

III – registrar o Nucap no verso da primeira página do documento, preferencialmente no canto inferior esquerdo, evitando interferir na área de conteúdo.

Art. 8^o Para efetuar a alteração de cadastro de documento ou processo o agente de documentação, de posse do suporte físico, deverá:

I – analisá-lo para obter e/ou revisar as informações cadastrais;

II – acessar o cadastro do documento no Sicap; e

III – alterar e/ou complementar as informações cadastrais necessárias.

Parágrafo único. O campo resumo destina-se ao sumário de conteúdo do documento ou processo.

Art. 9^o As informações relativas ao tratamento dispensado e providências tomadas e/ou a serem tomadas ou em andamento serão registradas no campo despacho do Sicap.

Da devolução de documento ou processo

Art. 10. A devolução de documento ou processo só deverá ser realizada nos seguintes casos:

I – quando o documento ou processo em suporte físico for encaminhado sem o respectivo registro da movimentação no Sicap;

II – quando o registro da movimentação ultrapassar o prazo previsto no art. 5o e o documento ou processo em suporte físico não tiver sido entregue; ou

III – quando o assunto ou providência a ser tomada não for de competência, ou atribuição, da unidade organizacional destinatária da movimentação.

Da movimentação de documento ou processo

Art. 11. O agente de documentação é o maior responsável pelo rastreamento de documento ou processo na Agência e deve atuar de forma a compatibilizar a movimentação do documento em suporte físico com os registros do Sicap, garantindo a integridade da informação para quem dela necessite.

Parágrafo único. Nenhum documento ou processo pode ser encaminhado, de uma unidade organizacional para outra, sem que sua movimentação tenha sido registrada no Sicap.

Art.12. A emissão da comunicação de tramitação, para acompanhamento do suporte físico de documento ou de processo, quando de sua movimentação, fica a critério da unidade organizacional da Anatel, que deverá atentar para que:

I – o atesto do recebimento na comunicação de tramitação em papel é obrigatório e refere-se apenas ao recebimento do suporte físico do documento ou do processo, sem implicar conferência ou recebimento da movimentação no Sicap;

II – a aceitação da responsabilidade do documento ou processo se dá com o recebimento da movimentação no Sicap;

III – divergências e problemas, extravios de suporte físico incluso, que porventura ocorram durante a movimentação de documento ou processo entre unidades organizacionais, devem ser resolvidos entre as partes envolvidas (remetente e destinatário);

IV – quando da movimentação interna de documento ou processo, deve-se acondicioná-los, sempre que possível, em invólucros de papel ou de plástico com o objetivo de preservação e conservação do respectivo suporte físico; e

V – o agente de protocolo, quando desenvolvendo atividades de expedição e remessa de documento para entidade externa ou unidade organizacional da Anatel pertencente à unidade da federação distinta da origem, deve obedecer ao exposto neste procedimento nas situações aplicáveis.

Do cancelamento de cadastro de documento e processo

Art. 13. O cancelamento de documento gerado internamente ocorrerá desde que esteja com a situação de andamento no Sicap constando como “Em andamento” ou “Cadastrado”.

Art.14. No caso de cancelamento de documento ou processo gerado internamente, o agente de documentação da unidade organizacional de posse do registro lógico do documento ou processo deverá tomar as seguintes providências:

I – resgatar o suporte físico de todas as vias emitidas. Caso não possua todas as vias, deverá recuperá-las;

II – o titular da unidade organizacional responsável pelo documento ou processo deverá validar, ou não, o cancelamento do documento no suporte físico;

III – após a validação do cancelamento do documento, o agente de documentação registrará o cancelamento no Sicap e o mesmo será arquivado; e

IV – o documento cancelado poderá ser resgatado no Sicap e revalidado fisicamente, caso necessário.

Do extravio de documento ou processo

Art. 15. Quando constatado o desaparecimento ou extravio de documento ou processo, o fato deve ser comunicado pelo servidor ao seu superior imediato, devendo este promover sua apuração imediata, por meio de sindicância ou processo administrativo disciplinar, sob pena dos envolvidos responderem civil, penal e administrativamente, conforme legislação vigente. 

Art. 15. Quando constatado o desaparecimento ou extravio de documento ou processo, o fato deve ser comunicado pelo servidor ao seu superior imediato, devendo este encaminhar o assunto à Corregedoria da Anatel para as providências cabíveis, sob pena dos envolvidos responderem civil, penal e administrativamente, conforme legislação vigente. (Redação dada pela Portaria nº 793, de 6 de agosto de 2007)

Art. 16. Respondem civil, penal e administrativamente, segundo a legislação vigente, os envolvidos no extravio, desfiguração ou destruição de documento ou processo de interesse público e social.

Das disposições finais

Art. 17. Toda unidade organizacional deve ter pelo menos um agente de documentação designado.

§ 1^o As designações de agente de documentação devem ser formalmente comunicadas à Biblioteca da Anatel.

§ 2^o Cabe ao titular da unidade organizacional designar servidor ou prestador de serviço como agente de documentação.

Art.18. O cadastro e a movimentação de documento ou de processo estabelecida nesta portaria não se aplica a documento ou processo recebido e tratado eletronicamente, via sistema de informação específico.

Art. 19. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MARCELO ANDRADE PIMENTA

 Superintendente de Administração-Geral